Kom raskt i gang

Kom raskt i gang – 10 steg til effektiv outsourcing

Conscensia har fokus på å gjøre outsourcing enkelt og overskuelig for deg og din virksomhet. Vi har beskrevet vår handlingsplan for oppstartsfasen steg for steg:

1. Valg av partner
2. Bli kjent med partneren
3. Ta stilling til hvilket land du skal outsource til

4. Undersøk språkforholdene
5. Få profesjonell hjelp med kontrakten
6. Legg en klar plan
7. Billigst eller mest verdi?
8. Få kontroll på eierforholdene
9. Ha fokus på tiden etter avslutning
10. Husk ressursene hjemme

I Conscensia hjelper vi deg med rask og effektiv gjennomføring av prosessen, slik at vi sammen sikrer et sterkt og suksessfylt samarbeide mellom din virksomhet og dine nye medarbeidere.

1. Valg av partner

Akkurat som med rekruttering handler outsourcing-samarbeidet også om kjemi og intern samforståelse. Når du skriver kontrakt med en outsourcing-partner, kan du derfor betrakte det litt som en jobbsamtale. Husk å ta høide for partnerens erfaring med lignende prosjekter og spør etter referanser.

2. Bli kjent med partneren

Når kontrakten er underskrevet, og samarbeidet innledes, er det viktig, at du og partneren lærer å samarbeide. Eksempelvis kan det være en god idé å besøke det landet og de menneskene, som skal arbeide på din oppgave. Sørg også for å gjennomføre løpende evaluerings- og oppfølgnings-møter.

3. Ta stilling til hvilket land du skal outsource til

Forskjellige land betyr forskjellige kulturer. Avhengig av prosjektet ditt kan nasjonale preferanser ha betydning for ditt valg av partner. I forhold til noen prosjekter er det viktig med stor innsikt i din virksomhets utfordringer. Velg gjerne en partner som har en kultur som ligger tett opp til den skandinaviske.

4. Undersøk språkforholdene

Kan du kommunisere direkte med medarbeiderne som jobber på dine oppgaver? Eller må du kommunisere via en prosjektleder eller en tolk? I noen prosjekter er det en stor fordel, at du kan ta telefonen og ringe direkte til utvikleren. Undersøk derfor språknivået i hele organisasjonen du skal samarbeide med.

5. Få profesjonell hjelp med kontrakten

Sørg for å få profesjonell hjelp når du skal skrive kontrakt med en outsourcing-partner. Det er mange fallgruver. Er kontrakten din f.eks. skrevet i henhold til norsk lovgivning? Eller er det loven i partnerens land som gjelder? Sørg også for at der foreligger nedskrevne avtaler om hvem som er dine kontaktpersoner hos partneren.

6. Legg en klar plan

Sørg for at der foreligger en klar og tydelig plan for eksempelvis del-leveranser, tidsfrister og overføring av kunnskap. Sørg for at planen er dynamisk og kan korrigeres etter dine behov. Det er mye lettere for både partneren og deg dersom det er utarbeidet presise planer gjennom hele prosessen.

7. Billigst eller mest verdi?

Outsourcing handler oftest om å redusere kostnadene. Derfor velges partneren typisk utfra pris. Men husk å ta høyde for elementer som kvalitet, leveringstid og mulighet for skalering av projektene. Outsourcing handler nemlig ikke bare om å spare penger – det handler også om å øke verdien.

8. Få kontroll på eierforholdene

Hvem den kunnskapen og erfaringen som bygges opp hos din outsourcing-partner i løpet av et projekt? Og er det full klarhet om ditt eierskap til de produktene som utvikles? Sørg for å ha klare avtaler om hvordan man håndterer eierskapet. Og sørg også for at du kan utnytte kunnskap og erfaring som er bygget opp hos partneren til senere prosjekter.

9. Ha fokus på tiden etter avslutning

Man kan bli så fokusert på å få et prosjekt avsluttet, at man helt glemmer livet etterpå. Husk å tenke gjennom eventuell support på produktet samt videreutvikling og feilrettelser.

10. Husk ressursene hjemme

Outsourcing handler om å få andre til å løse en oppgave for seg. Derfor glemmer man noen ganger at man også må ta i bruk en del ressurser i hjemlandet. Det kan være til f.eks. prosjektledelese, evaluering og oppfølging. Sørg for å ha rollefordelingen og allokering av ressurser på plass allerede før prosjektet settes i gang.