Personvernspolicy

Personvernspolicy

Formålet med denne personvernpolicy er å informere deg om de opplysningene som vi innsamler fra deg når du bruker vår hjemmeside eller i andre sammenhenger. I forbindelse med innsamling av opplysningene opptrer vi som dataansvarlig og vi er derfor i henhold til loven forpliktet til å gi deg visse opplysninger om oss og om hvorfor og hvordan vi bruker informasjonen om deg samt hvilke rettigheter du har over din egen informasjon.

Dataansvarlig

Conscensia A/S er ansvarlige for behandlingen av dine personopplysninger i forbindelse med din bruk av vår hjemmeside eller i når vi i andre sammenhenger har en relasjon til deg. Eksempelvis dersom du er kunde, potensiell kunde eller en av våre samarbeidspartnere. Dette er nærmere beskrevet nedenfor.

Kontaktopplysninger på den dataansvarlige er som følger:

Conscensia A/S
Nordvestvej 31
9000 Aalborg
Danmark
CVR nr.: DK26459400
www.conscensia.no
Tlf. +45 88 82 62 62
dataprotection@conscensia.com

Vi er ikke forpliktet til å ha en databeskyttelsesrådgiver så eventuelle henvendelser om vår bruk av dine personlige opplysninger skal rettes til oss via ovenstående kontaktopplysninger.

Formålene med og rettsgrunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger

Vi behandler dine personopplysninger i følgende tilfeller:

• Når du bruker vår hjemmeside
• Når du sender inn en forespørsel via vår hjemmeside
• Når du melder deg på til vårt nyhetsbrev
• I forbindelse med opprettelse av kundeforhold
• Hvis du er kunde hos oss
• Hvis du er leverandør, samarbeidspartner eller på annen måte er en del av vårt nettverk
• Hvis du ber om innsikt i dine egne personopplysninger
• Hvis du ber oss om ikke å kontakte deg i fremtiden

Når du bruker vår hjemmeside

Når du bruker vår hjemmeside til å se gjennom våre produkter og tjenester samt se de opplysninger som vi stiller til rådighet brukes en rekke cookies av oss og tredjeparter – noe som gjør at hjemmesiden fungerer. Vi samler inn nyttig informasjon om besøkende og dette hjelper oss til å gjøre din brukeropplevelse bedre.

Noen av de cookies som vi bruker er strengt nødvendige for at vår hjemmeside kan fungere og vi ber ikke om ditt samtykke til å plassere disse på din computer.

For mer informasjon om vår bruk av cookies se vennligst under vår cookiepolicy.

Når du sender inn en forespørsel via vår hjemmeside

Når du sender inn en forespørsel via kontaktformularet på vår hjemmeside ber vi deg om dine kontaktopplysninger i form av navn, virksomhet og e-mailadresse.

Vi benytter denne informasjonen til å besvare din forespørsel, herunder å gi deg eventuelle opplysninger om våre produkter og tjenester som du har bedt om. Vi kan også velge å sende deg e-post flere ganger etter din forespørsel for å følge opp på den interesse du har vist for å sikre oss at vi har besvart din forespørsel slik at du blir tilfreds med svaret. Vi vil gjøre dette på basert på vår legitime interesse i å gi deg nøyaktige opplysninger forut for å gi deg et tilbud.

Din forespørsel sendes videre til vår e-mailadresse og oppbevares kun i vår e-mail postboks som er plassert på servere i EU. Forespørselen behandles deretter utelukkende via mail-korrespondanse til den e-mailadressen som du har oppgitt i forbindelse med din forespørsel.

Vi bruker ikke de opplysninger du gir oss til å iverksette noen automatiske beslutninger som kan påvirke deg.

Vi oppbevarer e-mailforespørsler i 1 år før vi sletter dem.

Når du melder deg på vårt nyhetsbrev

Hvis du melder deg på vårt nyhetsbrev gir du oss ditt navn, virksomhetens navn og din e-mailadresse.
Dette gjør vi slik at tjenesten skal fungere og vi vet hvem vi skal sende nyhetsbrevene til.
Du kan til en enhver tid melde deg av vårt nyhetsbrev. Du kan enten bruke ”avmeld” (”unsubscribe”) på slutten av nyhetsbrevet eller skrive til oss direkte på dataprotection@conscensia.com. Så melder vi deg ut av listen og sletter alle dine opplysninger.

Vi kan likevel være nødt til åoppbevare noen av dine opplysninger i en periode. Vi er nemlig forpliktet til at kunne dokumentere at vi har oppfylt sletteplikten. Vi forbeholder oss derfor muligheten til å oppbevare ditt navn for å kunne dokumentere at vi har oppfylt vår sletteplikt og derved overholder reglene. Det juridiske grunnlag for dette er artikkel 5, 2. og 6. ledd, 1 litra c i databeskyttelsesforordningen.
Vi sletter som minimum din e-mailadresse slik at vi i videst mulig omfang etterkommer ditt ønske om sletting.

Vår lovlige basis for å samle inn og oppbevare ditt navn og din e-mailadresse er det samtykke som du har gitt oss da du meldte deg på nyhetsbrevet. Den juridiske basis for dette er artikkel 6, 1. ledd, litra a i databeskyttelsesforordningen.
Det er ikke et lovkrav at du skal gi oss dine personopplysninger og at vi kan oppbevare og bruke dem.
Hvis du ikke ønsker å la oss motta og oppbevare ditt navn og din e-mailadresse skal du bare unnlate å melde deg på vårt nyhetsbrev. Den eneste konsekvensen er at du da ikke kan motta nyhetsbrevet.

Hvis du er kunde hos oss

Hvis du er kunde hos oss innsamler og behandler vi de opplysninger som er nødvendige for at vi kan utføre den avtalte oppgave. Det kan eksempelvis være navn, e-mail, telefonnummer, adresse, CVR nr. samt ordre- og kjøpshistorikk.

Vår lovhjemmel for å behandle dine personopplysninger, når du er kunde hos oss, er GDPR artikkel 6, 1. ledd, litra b) kontrakt, idet behandlingen av personopplysningene er nødvendig for at vi kan overholde vår kontrakt med deg.

Hvis du er leverandør eller samarbeidspartner med oss eller på annen måte del av vårt nettverk

Hvis du eller din virksomhet er leverandør, samarbeidspartner og/eller på anden vis er en del av vårt nettverk samler vi inn visittkortinformasjon (dvs. navn, e-mail, telefonnummer m.v.) for å kunne bygge opp samarbeid og relasjoner mellom deg, vår virksomhet og andre relevante aktører i vårt nettverk.
Vår lovhjemmel for å bruke dine personopplysninger er ”legitime interesser”. Dvs. at vår interesse i å behandle opplysningene overskygger dine grunnleggende rettigheter forbundet med at vi ikke gjør det. Det juridiske grunnlag for dette er artikkel 6, 1. ledd, litra f i databeskyttelsesforordningen.
Vi har vurdert at dine grunnleggende rettigheter som person er tilstrekkelig avveid i forhold til din (og vår) interesse av at du er en del av vårt nettverk og/eller samarbeidspartner og dermed lar oss samle inn og oppbevare dine personopplysninger.

Hvis du ber om innsikt i dine personopplysninger

Hvis du ber om innsikt foretar vi en nødvendig identifikasjon av deg før vi utleverer personopplysninger til deg. Det gjør vi for å sikre at vi ikke uberettiget utleverer personopplysninger som en falsk person har anmodet oss om å utlevere.

Det vil i visse tilfelle innebære at vi anmoder om kopi av ditt helsekort og/eller legitimasjon som f.eks. pass eller førerkort. Det er vår vurdering at dette kan være nødvendig for å sikre identiteten og overholde reglene. Det avhenger dog av situasjonen og bl.a. hvor godt vi kjenner deg.

Vår hjemmel for å motta ytterligere identitetsopplysninger om deg er artikkel 5, 2. ledd og 6, ledd 1 litra c i databeskyttelsesforordningen. Det betyr at lovgivningen lister noen kriterier for hvordan vi lovlig kan oppfylle ditt ønske om innsikt.

Hvis du ber oss om ikke å kontakte deg i fremtiden

Hvis du ber oss spesifikt om ikke å rette henvendelser til deg i fremtiden tar vi vare på en kopi av din henvendelse for å registrere ditt ønske og å overholde dette om ikke å bli kontaktet.
Den juridiske hjemmel for å motta ytterligere identitetsopplysninger om deg er artikkel 5, ledd 2 og 6, 1. ledd, litra c i databeskyttelsesforordningen. Det betyr at lovgivningen lister noen kriterier for hvordan vi lovlig kan oppfylle ditt ønske om ikke å bli kontaktet i fremtiden.

Hvis du ikke ønsker at lade os ta vare på dine personopplysninger kunne konsekvensen ellers være at vi kommer til å kontakte deg ved en feil og i strid med ditt ønske. Ytterligere kunne det bety at vi ikke kan dokumentere at vi har etterkommet ditt ønske om ikke å bli kontaktet i fremtiden.

Videreformidling av personopplysninger

Vi anvender eksterne databehandlere og dataansvarlige som har adgang til personopplysninger fra vår hjemmeside og i våre systemer med henblikk på å oppfylle formålene som bl.a. er til kunderegistrering i kunde-system, bokføring og til back-up.

Databehandlerne håndterer personopplysninger etter våres instrukser og kun til de formål som vi har nevnt her i vår personvernspolicy. Vi har pålagt virksomhetene å være underlagt forskjellige sikkerhetskrav, så personopplysningene behandles fortrolig og forsvarlig.

Andre dataansvarlige virksomheter mottar kun personopplysninger fra oss på lovlig grunnlag og er selvstendig forpliktet til at overholde gjeldende lovgivning.

Videreformidling av dine personopplysninger til et tredjeland (utenfor EU/EEØ)

Vi videresender som altoverveiende hovedregel ikke dine personopplysninger til land utenfor EU/EEØ. Dersom dette skulle bli nødvendig vil det skje i overensstemmelse med lovgivning, herunder sikring av nødvendig grunnlag for sikker overføring.

Oppbevaring av dine personopplysninger

Selskapet oppbevarer kun dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen av dine opplysninger. Der kan likevel gjelde særlige regler. Innen visse områder er det mulig at dine personopplysninger blir oppbevart i lengre tid. Nedenfor har vi beskrevet i hvor lang tid vi oppbevarer dine personopplysninger avhengig av din relasjon til vår virksomhet.

Hvis du er kunde hos oss

Dine personopplysninger blir tatt vare på for at vi kan dokumentere våre salg og bokføring overfor offentlige myndigheter dersom det skulle bli aktuelt. Det juridiske grunnlag er Bogføringsloven § 10, stk. 1. Bogføringsloven heter også ” Bekendtgørelse af bogføringslov”.
I tillegg tas de vare på av hensyn til Forældelsesloven. Det juridiske grunnlag for dette er Forældelsesloven § 2 og 3. Forældelsesloven heter også ” Bekendtgørelse af lov om forældelse af fordringer (forældelsesloven).
Dette gjør vi fordi vårt rådgivningsansvar gjelder i inntil 10 år. Hvis en kunde mener at vi har ytt mangelfull rådgivning, enten via konkret rådgivning eller generell veiledning, vil vi kunne imøtegå synspunktene ved å fremvise kjøpets og eller sakens forløp, herunder blant annet korrespondanse med deg og noter vi kan ha gjort oss i forbindelse med deg som kunde.

Det ønsker vi at kunne dokumentere sammen med relevant korrespondanse som måtte ha funnet sted med deg. Vi oppbevarer altså dine personopplysninger i forbindelse med ditt kundeforhold i inntil 10 år.

Når du fyller vår kundetilfredshetsundersøkelse via Surveymonkey

Hvis du fyller ut vå kundetilfredshetsundersøkelse, eksempelvis spørreskjema, mottar vi ditt navn, virksomhetsnavn, e-mail og IP-adresse og samtidig gi du oss lov til å kontakte deg. Det gjør vi for å kunne gi deg muntlig og/eller skriftlig feedback på den utfylte survey.

Vårt lovlige grunnlag for å samle inn og oppbevare ditt navn, virksomhetsnavn og din e-mailadresse er det samtykke, du har gitt oss, da du meldte deg på. Det juridiske grunnlag for dette er artikkel 6, 1. ledd litra a i databeskyttelsesforordningen. Vårt lovlige grunnlag for å ta vare på din IP-adresse er ”legitime interesser” Da det muliggjør rent teknisk, at tjenesten fungerer. Det juridiske grunnlag for dette er artikkel 6, 1. ledd litra f i databeskyttelsesforordningen.

Vi har vurdert at dine grunnleggende rettigheter som person er tilstrekkelig ivaretatt i forhold til din (og vår) interesse i at du kan fylle ut våre gratis surveys og derved lar oss motta og oppbevare din IP-adresse.
Vi benytter Surveymonkeys systemer til å utarbeide våre spørreskjemaer. Surveymonkey samler i den forbindelse inn en rekke opplysninger om deg og dine data kan bli oppbevart utenfor EU. Du kan lese SurveyMonkeys juridiske betingelser og policy her: Juridiske betingelser og politikker

Hvis du er en potensiell kunde

Dersom vår dialog med deg ender med at vi foreløpig ikke skal levere en bestilling til deg sletter vi dine personopplysninger innen 1 år.

Her legger vi blant andet vekt på om korrespondansen tyder på at du muligens vender tilbake senere, om vi har gitt deg et tilbud som er gjeldende i en periode og generelt din kjøpsinteresse.

Vi sørger løpende for at gjennomgå våre saker og prosedyrer slik at vi ikke oppbevarer flere personopplysninger enn høyst nødvendig for å kunne oppfylle formålene over.

Hvis du ber om innsikt (det har du rett til)

Vi har ansvaret for å bevise, at vi ikke er skyld i en begivenhet som krenker dine personrettigheter.
Vi tar derfor vare på derfor dine personopplysninger i forbindelse med en innsiktsbegjæring i inntil 10 år.
Det gjør vi fordi vårt erstatningsansvar overfor deg løper i inntil 10 år, hvis vi utleverer personopplysninger til feil person. På den måten kan vi dokumentere at vi ikke har handlet feil i forbindelse med en anmodning om innsikt i dine personopplysninger.
Det juridiske grunnlag for dette er Forældelsesloven § 2 og 3 samt databeskyttelsesforordningen artikkel 5, 2. ledd og artikkel 82, nr. 1-3. Forældelsesloven heter også ” Bekendtgørelse af lov om forældelse af fordringer (forældelsesloven).

Hvis du er en del av vårt nettverk og/eller samarbeidspartner

Det tar lang tid å bygge opp meningsfulle og verdifulle relasjoner. Derfor tar vi som utgangspunkt vare på dine opplysninger i inntil 5 år fra vi mottar dine personopplysninger.
Vi sletter opplysningene tidligere hvis vi ikke har kunnet hjelpe deg eller din virksomhet innen 5 år etter at vi har mottatt dine opplysninger, f.eks. ved å sende en henvisning til deg.
Hvis vi ikke har kunnet hjelpe deg innen slikt tidspunkt gir det ikke mening å oppbevare dine personopplysninger lenger. Da vil vi neppe heller kunne hjelpe deg senere enn 5 år inn i fremtiden.
Hvis vi har et godt samarbeid samt gjensidig bistår hverandres virksomheter og kunder beregnes det 5 år fra vår seneste samhandling med hverandre.

Hvis du ber oss om ikke å kontakte deg i fremtiden

Vi tar som utgangspunkt vare på din henvendelse i inntil 1 år etter at du har kontaktet oss slik at vi overholder ditt ønske om ikke å bli kontaktet og ikke ved en feil kommer til at gjøre det.

Hvis vi er kunde hos deg

Vi tar som utgangspunkt vare på dine opplysninger i inntil 5 år etter at vårt kundeforhold med deg/din virksomhet har trådt i kraft.
Det gjør vi for at vi kan sikre våre rettigheter i tilfelle av at det oppstår tvist om den ytelse vi har kjøpt av deg og din virksomhet.

Dine rettigheter som er registrert

Med henblikk på å skape åpenhet om behandlingen av dine opplysninger skal vi som dataansvarlig opplyse deg om dine rettigheter.

Innsiktsretten

Du er til enhver tid berettiget til å anmode oss om informasjon om blant annet hvilke opplysninger vi har registrert om deg, hvilket formål registreringen har, hvilke kategorier av personopplysninger og mottakere av opplysninger der evt. måtte være samt informasjon om hvor opplysningene stammer fra.

Du har rett til at få utlevert en kopi av de personopplysninger som vi har om deg. Hvis du ønsker en kopi av dine personopplysninger kan du sende en skriftlig anmodning til dataprotection@conscensia.com Du kan bli bedt om å dokumentere at du er den du gir deg ut for å være.

Retten til å rette opp feil

Du har rett til å få rettet uriktige personopplysninger om deg selv av oss. dersom du blir oppmerksom på at der er feil i de opplysningene som vi har registrert om deg oppfordres du til å rette en skriftlig henvendelse til oss slik at opplysningene kan bli korrigert.

Retten til sletting

I visse tilfeller har du rett til å få alle eller enkelte av dine personopplysninger slettet av oss, f.eks. hvis du tilbakekaller ditt samtykke og vi ikke har et annet rettsgrunnlag for å fortsette behandlingen. I den grad en fortsatt behandling av dine opplysninger er nødvendig, f.eks. for at vi kan overholde våre rettslige forpliktelser eller for at rettskrav kan etableres, gjøres gjeldende eller forsvares, er vi ikke forpliktet til å slette dine personopplysninger.

Retten til å begrense behandlingen til oppbevaring

Du har i visse tilfeller rett til å få begrenset behandlingen av dine personopplysninger til kun å bestå av oppbevaring, f.eks. hvis du mener at de opplysningene vi har om deg ikke er korrekte.

Retten til dataportabilitet

Du har i visse tilfeller rett til å få personopplysninger som du selv har gitt oss utlevert i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Du har også rett til å overføre disse opplysningene til en annen dataansvarlig.

Retten til innsigelse

Du har til enhver tid rett til å reise innsigelser mot vår behandling av dine personopplysninger med henblikk på direkte markedsføring, herunder den profilering som gjøres for å kunne målrette vår direkte markedsføring.
Du har videre til enhver tid rett til, av grunner som vedrører din personlige situasjon, å gjøre innsigelser mot den behandling av dine personopplysninger som vi foretar på grunnlag av våre legitime interesser.

Retten til å tilbakekalle samtykke

Du har til enhver tid rett til å tilbakekalle et samtykke som du har gitt oss til en gitt behandling av personopplysninger. Hvis du ønsker å tilbakekalle ditt samtykke ber vi deg om å kontakte oss på dataprotection@conscensia.com
Hvis du vil sende inn en anmodning om dine personlige opplysninger via e-mail, post eller telefon, kan du bruke kontaktopplysningene Dataansvarlig avsnittet i denne policy.

Din rett til at klage

Du har til enhver tid rett til å levere en klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K over vår behandling av dine personopplysninger. Klage kan blant andet sendes på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00.

Oppdateringer til denne personvernspolicy

Vi gjennomgår regelmessig denne personvernspolicy om beskyttelse av personlige opplysninger og oppdaterer den fra tid til anden da våre tjenester og bruken av personopplysninger utvikler seg. Hvis vi ønsker å gjøre bruk av dine personopplysninger på en måte som vi ikke tidligere har gjort rede for vil vi kontakte deg for å gi informasjon om dette og hvis nødvendig be om ditt samtykke.

Vi oppdaterer versjonsnummeret og datoen for dette dokumentet hver gang det endres.

Version 1.1. 28. januar 2020